Unsere Lebenszeit ist begrenzt – unsere Wünsche sind unendlich. Genau deshalb entsteht oft ein Gefühl der Unzufriedenheit: Wir haben viele Ideen, Ziele und Projekte, doch im Alltag scheint die Zeit nie zu reichen. Am Ende fragen wir uns: „Warum komme ich mit meinen Projekten nicht so voran, wie ich es mir wünsche?“
Im Laufe meines Lebens habe ich dazu eine überraschende Erkenntnis gewonnen: Am produktivsten war ich immer dann, wenn ich im Hotel Spätschicht gearbeitet habe. Acht Stunden des Tages waren bereits blockiert – und trotzdem habe ich es geschafft, meine Zeit so richtig einzuteilen, dass ich mehr erledigt habe als sonst.
Wie konnte das funktionieren? Diese Frage hat mich jahrelang beschäftigt. Ich habe viel ausprobiert, analysiert, dokumentiert und bewertet – bis ich schließlich ein klares System entwickelt habe: 10 einfache Schritte, die mir helfen, meine Zeit optimal einzuteilen.
Vielleicht kommt dir das bekannt vor:
Du bist ständig beschäftigt, aber fühlst dich trotzdem unproduktiv. Stress bestimmt den Alltag, deine To-do-Liste wächst, und am Ende bleibt kaum noch Raum für Erholung oder Kreativität.
Genau hier setzt dieser Artikel an. Ich zeige dir die 10 Schritte, mit denen ich gelernt habe, meine Zeit effektiv zu nutzen – plus einen Bonus: einen Blick darauf, welche Aufgaben ich zu welcher Tageszeit erledige, damit es wirklich passt.
👉 Die große Frage lautet: Wie findest du heraus, wann genau du was tun solltest, um so produktiv wie möglich zu sein?
Die 10 Schritte, die deine Zeit maximieren und deinen Output optimieren
Die folgenden 10 Schritte sind kein theoretisches Modell, sondern das Ergebnis aus meiner eigenen Erfahrung. Über Jahre habe ich ausprobiert, wie ich am besten arbeite, was mich motiviert und welche Methoden mir wirklich helfen, meine Zeit richtig einzuteilen.
Natürlich habe ich nicht alles allein herausgefunden – ich habe unzählige Bücher über Zeitmanagement und Selbstorganisation gelesen, viele Ansätze über Jahre hinweg getestet und mir auch Inspiration auf YouTube geholt. Gerade auf meinem Kanal PolyglotMona findet ihr in den „Gefällt mir“-Videos einige der besten und unterhaltsamsten Clips zum Thema Planung – von ganz unterschiedlichen Perspektiven, die meinen Blick erweitert haben.
Aus all dem ist eine klare Struktur entstanden: 10 Schritte, die dir helfen können, deine Zeit zu maximieren und deinen Output zu optimieren. Jeder dieser Schritte ist praktisch erprobt – und zu jedem Schritt gibt es ein Beispiel, wie ich ihn selbst in meinem Alltag anwende.
1. Klare Ziele setzen – ohne Ziel keine Richtung
Ohne klare Ziele bleibt jede Planung vage. Damit Ziele wirklich helfen, sollten sie nach der SMART-Formel gestaltet sein: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminierbar.
👉 Mein Beispiel: Bei meinen Projekten habe ich mir feste Wochentage und Stundenblöcke eingeplant. Dazu gehören auch konkrete Mengen: ein Video, ein Blogartikel oder eine bestimmte Anzahl Wörter. Selbst Uhrzeiten habe ich festgelegt, damit ich genau weiß: „Wann mache ich was?“
2. Prioritäten festlegen – Eisenhower-Matrix oder persönliche Methode
Nicht jede Aufgabe ist gleich wichtig. Mit Methoden wie der Eisenhower-Matrix oder der ABC-Analyse kannst du zwischen dringend und wichtig unterscheiden – und deine Energie auf die wirklich relevanten Dinge lenken.
👉 Mein Beispiel: Ich starte den Tag mit etwas, das sich für mich wie Spaß anfühlt – meinem Wanderführer, also meinem Tagebuch. Danach folgen je nach Terminen leichtere Aufgaben wie Wörterlisten oder Übersetzungen. Abends, wenn es dunkel und ruhig ist, mache ich Lives, Blogartikel, Videos und Audioaufnahmen.
Meine klare Prioritätensetzung: Content für Patreon (Wanderführer, Lives, Videos, Shorts, Blogartikel) und für meinen Kurs Entspannt zu A1 kommt zuerst. Danach kommt der Shop. An dritter Stelle stehen Dinge, mit denen ich kein Geld verdiene – Bewegung, Haushalt, Freunde, Familie, Ausflüge.
3. To-Do-Listen richtig schreiben – realistisch & strukturiert
Eine To-Do-Liste ist nur dann nützlich, wenn sie klar und realistisch bleibt. Am besten zerlegt man große Aufgaben in kleine, machbare Schritte.
👉 Mein Beispiel: Für einen Blogartikel habe ich meine Liste in Teilaufgaben gegliedert:
A. Ideen sammeln · B. Stichpunkte · C. Struktur · D. Einleitung, Hauptteil, Schluss · E. Ausformulieren · F. Thumbnail · G. Exzerpt & Tags · H. Formatieren · I. Veröffentlichen · J. Social Media teilen.
So wird aus einem riesigen Projekt eine Reihe von machbaren Schritten.
4. Zeitblöcke einplanen – Deep Work vs. Routineaufgaben
Unterschiedliche Aufgaben erfordern unterschiedliche Energie. Plane konzentrierte Blöcke für Tiefenarbeit und andere für Routinetätigkeiten.
👉 Mein Beispiel: Während Ausflügen mache ich leichte Aufgaben am iPad – Wörterlisten oder Übersetzungen. Morgens im Café gehören Tagebuch und Wanderführer-Fotos zu meiner Routine. Abends reserviere ich feste Blöcke für Lives, Blogartikel und Videoaufnahmen. Shop-Arbeit erledige ich gebündelt ein paar Stunden pro Woche ohne Ausflüge. „Nachholaufgaben“ schiebe ich gern zwischen zwei enge Unterrichtsstunden oder als Abwechslung zum Editieren mehrerer Videos.
5. Pausen bewusst nutzen – Pomodoro-Technik oder natürliche Unterbrechungen
Regelmäßige Pausen sind entscheidend, um langfristig produktiv zu bleiben. Manche schwören auf die Pomodoro-Technik, andere auf natürliche Unterbrechungen.
👉 Mein Beispiel: Ich selbst nutze Pomodoro nicht – ich arbeite oft eine oder zwei Stunden im Flow. Meine natürlichen Pausen entstehen durch Unterricht, Zugfahrten oder Termine. Außerdem begrenze ich Lives bewusst auf 30 bis maximal 50 Minuten, weil die Zuschauerzahlen sonst sinken. Nach dem Editieren eines Videos lege ich automatisch eine kleine Pause ein.
6. Routinen aufbauen – Energie sparen mit Automatismen
Routinen entlasten unser Gehirn, weil sie auf unbewusster Ebene ablaufen. Damit aktivieren wir eher den „Hirnstamm“ als das Denkzentrum – und sparen Energie.
👉 Mein Beispiel: Jeden Morgen schreibe ich Tagebuch und arbeite am Wanderführer. Beim Zugfahren oder in Pausen erledige ich Wörterlisten und Übersetzungen am iPad. Abends gibt es feste Routinen für Lives, Blogartikel, Videoaufnahmen und Editieren.
7. Ablenkungen reduzieren – digitale Diät, Fokuszeiten
Ablenkungen sind die größten Feinde von Produktivität. Wer klare Fokuszeiten hat, spart enorm viel Zeit.
👉 Mein Beispiel: Mein Handy ist beim Produzieren immer dabei, aber beim Veröffentlichen lese ich keine anderen Beiträge. YouTube-Videos höre ich beim Spazierengehen oder abends vor dem Einschlafen – also in Zeiten, in denen ich ohnehin nicht produzieren kann. Telefonieren mache ich nur bei Tätigkeiten, die keine Konzentration erfordern, etwa beim Kopieren & Einfügen.
8. Pufferzeit einbauen – Störungen realistisch einplanen
Störungen sind unvermeidlich. Plane deshalb nicht zu eng, sondern lass Spielraum.
👉 Mein Beispiel: Meine Lives starten normalerweise spätestens um 21 Uhr. So habe ich danach mindestens eine Stunde Puffer, um noch entspannt fertig zu werden. Wichtig ist für mich: spätestens zwischen 22 und 24 Uhr ins Bett zu gehen – je nachdem, wann Live, Blogartikel und Video abgeschlossen sind. Auf keinen Fall möchte ich später als Mitternacht schlafen.
9. Reflektieren – Wochenrückblick, was lief gut?
Regelmäßiges Reflektieren hilft, Fortschritte zu erkennen und die Planung zu verbessern.
👉 Mein Beispiel: Jeden Morgen beim Frühstück plane ich den Tag und übertrage, was am Vortag liegengeblieben ist. Neuerdings ergänze ich auch eine Wochenplanung mit Rückblick: Was lief gut, was weniger? So verbessere ich Schritt für Schritt mein System.
10. Flexibel bleiben – Pläne anpassen, ohne Frust
Ein Plan ist nur ein Werkzeug – und darf geändert werden. Flexibilität verhindert Frust.
👉 Mein Beispiel: Ich habe schon Livestreams auf den nächsten Tag verschoben, wenn ich erst um Mitternacht heimkam. Auch Lernpartnerschaften kann ich flexibel verschieben, da wir alle erwachsen sind und mehrmals pro Woche Zeit haben. Selbst beim Editieren oder beim Wanderführer gönne ich mir Flexibilität – wenn es mal länger dauert, ist das auch okay.
Fazit
Zeit einteilen ist lernbar – das seht ihr auch an meinem Beispiel. Schließlich ist das der erste Roman, den ich veröffentliche, und früher hatte ich auch nicht 15 YouTube-Kanäle und Blogs.
Das Geheimnis liegt in kleinen Schritten. Mein unterstes Ziel ist: einmal pro Monat überall etwas machen. Oft gelingt mir das aber jede Woche – und genau dieses kleine, realistische Ziel nimmt den Druck raus. Alles darüber hinaus fühlt sich freiwillig und leicht an.
Ihr könnt sofort loslegen: Tragt euch doch zum Beispiel für morgen in den Kalender ein, was ihr in den ersten vier Stunden nach der Arbeit erledigen wollt – inklusive Pausen. Plant dabei das Wichtigste genau dann, wenn ihr am meisten Ruhe habt.
👉 Meine Frage an euch: Welchen der 10 Schritte wollt ihr als Erstes ausprobieren? Schreibt es in die Kommentare!
Wenn ihr sehen wollt, wie mein Roman und meine zwölf Serien in sechs Sprachen wachsen, abonniert meinen Hauptblog https://polyglotmona.com – dort findet ihr auch meinen Shop.
Und wenn ihr beim nächsten Mal live dabei sein möchtet, besucht gerne meine Patreon-Seite: https://patreon.com/parkitloveit.
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